Die richtige E-Mail-Adresse wählen

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch  E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.

Der folgende Beitrag erläutert, was bei der Wahl der eigenen E-Mail-Adresse zu beachten ist. Beachten Sie dazu auch das E-Mail-Einführungskapitel.

2.4 Die richtige E-Mail-Adresse wählen

Grundsätzlich ist es Ihnen überlassen, welche E-Mail-Adresse Sie wählen. Bei E-Mail-Adressen mit eigener Domain raten wir aber eher zu einem seriösen Format, also max@mustermann.de statt schnucki@mustermann.de.

Eine kostenlose E-Mail-Adresse darf dagegen ruhig abstrakt sein, um eine Rückver­folgung zu erschweren. Dies ist sinnvoll, falls Sie Diskussionsforen zu unbequemen Themen (beispielsweise zu sozial geächteten Krankheiten) im Internet frequentieren. Sofern Sie dort keine persönlichen Daten preisgeben, wird niemand herausfinden können, dass Sie beispielsweise hinter muweb123@gmx.de stecken.

 2.4.1 Domains mit eigener E-Mail-Adresse

Bei der Registrierung einer für E-Mails zu nutzenden Domain müssen Sie auf jeden Fall die Markenrechte beachten. Domains wie windows-freunde.de, nutella-freak.de oder bahlsen-ohne-keks.de könnten potenziell eine teure Abmahnung des Markeninhabers nach sich ziehen. Tippen Sie gegebenenfalls die Namensbestandteile zur Kontrolle in einer Suchmaschine wie www.google.de ein. Auch wenn bereits Websites wie »windows.de«, »nutella.de« oder »bahlsen.de«, um im Beispiel zu bleiben, von Firmen verwendet werden, könnte dies auf potenzielle Markenprobleme hinweisen. Sicher sind Sie dagegen mit Ihrem Familiennamen, gegebenenfalls mit einer Ergänzung, also mueller-familie.de, mueller-web.de oder mueller-familie-online.de.

Wir haben bisher immer von ».de«-Domains gesprochen. ».de« ist eine sogenannte Top-Level-Domain (Top Level = engl. höchste Stufe). Daneben existieren dutzende weitere Top-Level-Domains, die ursprünglich ganz bestimmten Zwecken dienten:

  • .de, .uk, .es, .ca, usw.: Domain für Deutschland, Großbritannien, Spanien, Kanada, usw.
  • .eu: Europäisches Unternehmen
  • .com: Kommerzielle, von Unternehmen genutzte Domain.
  • .org: Domain für Organisationen.
  • .info: Domain für Informationsanbieter
  • .biz: Domain für Unternehmen

Der ursprüngliche Einsatzzweck der Top-Level-Domains ist inzwischen verloren ge­gangen, das heißt, es spricht nichts dagegen, wenn Sie zum Beispiel mit mustermann-familie.com eine .com-Domain registrieren.

Relativ neu sind folgende Domains: .travel, .berlin, .club, .email, .ruhr, .marketing, .expert, .solar, .computer, .camp, usw. Der von Ihnen zur Domain-Anmeldung genutzte Webhoster bietet beim Registrierungsprozess eine entsprechende Liste zur Auswahl an. Beachten Sie, dass nicht jeder Webhoster alle möglichen Domains im Programm hat.

Es hängt vom genutzten Webhoster ab, welche Domains sie dort registrieren können.

Es hängt vom genutzten Webhoster ab, welche Domains sie dort registrieren können.

Eine Anmerkung noch zum Schluss: Von ganz speziellen Ausnahmen abgesehen, können Sie Ihre E-Mails nur bei demjenigen Webhoster verwalten, bei dem Sie die Domain registriert haben. Gefällt Ihnen die dort gebotene E-Mail-Benutzeroberfläche nicht, können Sie Ihre Domain allerdings zu einem anderen Webhoster umziehen. Es lohnt sich also, dass Sie sich auf der Website des Webhosters vor der Domain-Registrierung informieren, welche E-Mail-Funktionen sie zu erwarten haben.

2.4.2 Erlaubte Namen

Erlaubt ist, was gefällt. Das gilt auch für Ihre E-Mail-Adresse. Zu beachten sind nur einige Kleinigkeiten.

Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Hans.Musterman@Familie-Muster­mann.de hat die gleiche Bedeutung wie wenn Sie alles klein schreiben. Es empfiehlt sich aber grundsätzlich Kleinschreibung zu verwenden, damit Sie nicht ihre Kommuni­kationspartner verwirren.

Nicht verwenden sollten Sie Umlaute, denn einige E-Mail-Programme haben damit Probleme. Haben Sie außerdem Kontakt mit ausländischen Kommunikationspartnern, wissen diese die Umlaute vielleicht nicht zuzuordnen beziehungsweise können sie auf ihrer Tastatur nicht eingeben. Verwenden Sie also statt rüdiger.müller@outlook.de besser ruediger.mueller@outlook.de.

Erlaubt sind neben dem Alphabet auch die Sonderzeichen Punkt, Bindestrich, Unterstrich und Zahlen. Folgende E-Mail-Adressen sind deshalb erlaubt:

  • max.mustermann@outlook.de
  • familie-mustermann@outlook.de
  • max_und_susanne@mustermann-familie.de
  • max.mustermann6@outlook.de

Eingebürgert hat sich vor allem der Punkt. Wir empfehlen deshalb, Namensbestandteile damit zu trennen, also so wie bei max.mustermann@outlook.de. Auf den Unterstrich sollte man dagegen besser verzichten, denn falls Sie mal jemanden Ihre E-Mail-Adresse handschriftlich geben, könnte dieser den Unterstrich mit einem Bindestrich vertauschen und seine E-Mails kämen deshalb nicht bei Ihnen an.

Vorsicht ist auch bei Zahlen in E-Mail-Adressen geboten, denn es könnte eine »2« mit »Z«, eine »5« mit »S« oder eine »0« mit »O« verwechselt werden, wenn Sie mal einem Dritten Ihre E-Mail-Adresse auf einem Bierdeckel aufschreiben.

Im Domain-Namen sind übrigens standardmäßig nur Bindestriche erlaubt. Nicht möglich sind daher beispielsweise max@mueller.familie.de oder max@mueller_familie.de (über einen Umweg wäre max@mueller.familie.de schon realisierbar, bringt Ihnen aber nichts und dürfte nur die E-Mail-Empfänger verwirren).

2.5 E-Mail im Unternehmen

Sofern Sie von Ihrem Arbeitgeber eine eigene E-Mail-Adresse erhalten haben, empfehlen wir, diese ausschließlich dienstlich zu nutzen. Viele, vor allem kleine Unternehmen, machen diesbezüglich zwar keine Vorschriften, man erspart sich aber einiges an Ärger. So ist nie auszuschließen, dass Kollegen Einblick in Ihre Nachrichten nehmen müssen, bei­spielsweise, wenn Sie mal für einige Tage krank oder im Urlaub sind.

Kritisch wird es, wenn dem Chef bekannt wird, dass Sie E-Mails außerhalb der Arbeits­pausen verschickt haben, denn am Zeitstempel in jeder versandten Nachricht lässt sich das Sendedatum ablesen. Ein Problem entsteht auch, wenn Sie Ihren Job wechseln oder ver­lieren, denn Ihr E-Mail-Konto steht dann (meistens) nicht mehr zur Verfügung. Auf Ihrem Büro-PC gespeicherte private E-Mails sind davon ebenso betroffen, wie auch Ihre privaten E-Mail-Kontaktpartner, die sich wundern, dass sie keine Antwort erhalten.

Weitere Infos zur Problematik finden Sie unter www.heise.de/resale/artikel/Die-E-Mails-der-Mitarbeiter-1727580.html und www.bfdi.bund.de/bfdi_wiki/index.php/E-Mail_und_Internet_am_Arbeitsplatz.

 2.6 Rechtliche Aspekte

E-Mails haben in den letzten Jahren Telex und Telefax als schnelles Kommunikations­mittel abgelöst. Dementsprechend gab es schon zahlreiche Gerichtsprozesse, in der E-Mails als Beweismittel eine Rolle spielten.

Grundsätzlich können Sie vieles, was Sie vielleicht früher telefonisch oder per Fax erledigt haben, auch per E-Mail erledigen. Bei Rechtsgeschäften ist aber Vorsicht an­gebracht. Zwar schreibt das gute alte Bürgerliche Gesetzbuch bei Verträgen keine Schriftform vor, im Zweifelsfall könnte aber der Vertragspartner sich darauf berufen, eine E-Mail nicht erhalten zu haben. Vor Gericht hängt es dann von den Umständen ab, ob Ihre E-Mail als Beweis anerkannt wird oder nicht. Wichtigen Schriftverkehr sollten Sie daher auch weiterhin per Briefpost als Einschreiben mit Rückschein verschicken. Be­achten Sie außerdem, dass in vielen Verträgen die Schriftform für Vertragsänderungen oder Kündigungen ohnehin vorgeschrieben wird.

Der Gesetzgeber hat in einigen Fällen die Schriftform vorgeschrieben, beispielsweise bei arbeitsrechtlichen Kündigungen, bei Widerspruch des Mieters gegen eine Kündigung oder Verbraucherkreditverträgen.

Unter www.ihk-arnsberg.de/upload/Telefax_Erklaerung_10428.pdf erhalten Sie weiter­führende Informationen zum rechtlichen Status der E-Mail.

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch  E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.


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