Dienstleistungen für Telefonservice machen den Geschäftsalltag effektiver

Jeder Selbstständige kennt das: Ob beim Kundengespräch oder einer anderen wichtigen Tätigkeit, ständig funkt das Telefon dazwischen. Um einen Mitarbeiter eigens mit der Anrufannahme zu betrauen, reicht häufig die Personaldecke nicht. Deshalb bieten Dienstleister für alltägliche Büroarbeiten eine externe Telefonzentrale an. Das entlastet den Geschäftsalltag von Routinetätigkeiten.

Zuverlässige Bedienung aller Anrufe im Firmenauftrag

Zahlreiche kleinere Unternehmen arbeiten sehr flexibel. Insbesondere, wenn Mitarbeiter ständig unterwegs sind, stören aber eingehende Handyanrufe, die zu lästigen Arbeitsunterbrechungen führen. Unter Zeitdruck können der Firma dabei wichtige Aufträge verlorengehen. Dienstleister wie Büroservice24 bieten einen umfassenden Telefonservice an. Dabei können die Servicezeiten den geschäftlichen Erfordernissen angepasst werden. Zu Zeiten, in denen üblicherweise das Büro der Firma besetzt ist, nimmt der Dienstleister Anrufe im Unternehmen an. Der Telefonservice erfolgt im Unternehmensnamen, es können aber auch Mitarbeiternamen hinterlegt werden. Der Unternehmenskunde erhält vollständige Notizprotokolle zu allen Anrufen. Auf diese Weise kann entschieden werden, ob der Anrufer zurückgerufen, angeschrieben oder anderweitig kontaktiert werden soll. Durch Fragenkataloge versetzt der Auftraggeber den Telefonservice in die Lage, sachlich auf Fragen der Anrufer einzugehen. Auch Terminvereinbarungen regelt der externe Dienstleister.

Individuelle Anpassung an die Geschäftsbedürfnisse

Bürodienstleistungen, wie beispielsweise der Telefondienst, können individuell angepasst werden. Der externe Dienstleister für Bürodienste wird für für einen bestimmten Zeitraum, regelmäßige Tageszeiten oder permanent gebucht. Individuell legt der Unternehmenskunde fest, wie bei bestimmten Anrufen zu verfahren ist. So lässt sich u.a. regeln, dass spezielle Anrufer direkt zum Chef oder einem Mitarbeiter umgeleitet werden. Überlassen bleibt dem Kunden auch, wie die Meldung am Telefon erfolgen soll. Wird auch die Terminvergabe in den Dienst einbezogen, können dafür ebenfalls individuelle Regelungen getroffen werden.

Externe Bürodienstleistungen – eine Investition, die sich lohnt

Über einen externen Dienstleister mit einer eigenen, dem Unternehmen angepasste Zentrale zu verfügen, lohnt sich. Die externen Bürodienste sind auf fachliche Aufgabengebiete spezialisiert. Einen außerbetrieblichen Dienst mit bestimmten Büroaufgaben zu betrauen, ist günstiger, als einen eigenen Mitarbeiter dafür zu binden. Die Abgabe lästiger, zeitraubender Alltagsaufgaben schafft Freiräume, um mehr Kundenaufträge zu erfüllen. So können geschäftliche Abläufe besser strukturiert werden, die Arbeit wird effektiver.