E-Mails abrufen und verwalten

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, auf welchen Wegen Sie Ihre E-Mails abrufen und senden können.

Beachten Sie bitte auch die vorhergehenden Beiträge:

2.7 Abrufmöglichkeiten

Die E-Mail-Nutzung ist auf vielfältige Weise möglich:

  • Über die Weboberfläche des E-Mail-Anbieters beziehungsweise Webhosters
  • Über ein PC-E-Mail-Programm
  • Über ein E-Mail-Programm auf Handy oder Tablet

2.7.1 Weboberfläche

Für die meisten Nutzer reicht die vom E-Mail-Anbieter zur Verfügung gestellte Web­oberfläche vollkommen aus. Sie hat für Sie den Vorteil, dass Sie von jedem Ort aus auf Ihre Nachrichten zugreifen können, sofern Zugang zu einem PC mit Internetzugang be­steht. Im Urlaub könnte das beispielsweise ein Internet-Cafe sein. Die Weboberfläche des E-Mail-Anbieters rufen Sie dann einfach im Webbrowser auf.

Die E-Mail-Weboberfläche wird Sie aber eventuell nicht befriedigen, denn wie bereits erwähnt, ist zum einen die Größe des E-Mail-Postfachs limitiert, zum anderen kann die E-Mail-Vorhaltezeit begrenzt sein. Zudem müssen Sie die lästige Werbung auf der Web­oberfläche ertragen und mit den angebotenen E-Mail-Funktionen vorlieb nehmen.

Natürlich darf nicht jedermann auf Ihre beim E-Mail-Anbieter gespeicherten Nachrichten zugreifen. Zugriff auf Ihre E-Mails erhalten Sie erst nach dem sogenannten Einloggen. Dazu müssen Sie in der Regel Ihre E-Mail-Adresse und ein von Ihnen bei der E-Mail-Ersteinrichtung angegebenes Kennwort eingeben. Empfehlungen zur Passwortwahl gibt Kapitel 2.12 E-Mail-Konto und Passwort.

Beispiel für eine Weboberfläche: Outlook.com

Beispiel für eine Weboberfläche: Outlook.com

2.7.2 E-Mail auf dem PC

PC-Programme zum E-Mail-Abruf installieren Sie einmalig auf Ihrem PC. Nach der meist unkomplizierten Einrichtung laden Sie über das E-Mail-Programm alle Nachrichten auf dem PC herunter, wo Sie sie auch ohne Internetverbindung ansehen können. Standard­mäßig löschen die E-Mail-Programme alle abgerufen Nachrichten beim E-Mail-Anbieter. PC-Programme sind deshalb Ideal für Anwender, die sehr viele E-Mails erhalten.

Die Weboberfläche können Sie auch weiterhin neben dem PC-Programm nutzen. Es ist dabei nur zu beachten, dass dort nur die noch nicht vom PC abgerufenen Nachrichten zur Verfügung stehen.

Nutzen Sie E-Mails als Unternehmer, um Angebote und Rechnungen zu verschicken und zu empfangen, müssen Sie ohnehin ein PC-Programm einsetzen, denn der Gesetzgeber schreibt vor, dass man den Geschäftsverkehr manipulationssicher (»Revisionssicher«) speichern muss. Im einfachsten werden Sie Ihre E-Mails auf einer einmal beschreibbaren CD-ROM archivieren. Weitere Infos zu dieser Thematik erhalten Sie von Ihrem Steuer­berater.

Ein großer Vorteil der PC-Programme ist die Unabhängigkeit von den E-Mail-Anbietern: Nutzen Sie mehrere Verschiedene, so können Sie aus einem Programm heraus alle auf einmal abrufen.
Aus der Vielzahl an PC-Anwendungen haben wir für dieses Buch Windows Live Mail ausgewählt, die wir später im Buch ausführlich vorstellen.

Beispiel für ein E-Mail-Programm auf dem PC: Windows Live Mail.

Beispiel für ein E-Mail-Programm auf dem PC: Windows Live Mail.

 2.7.3 E-Mail auf Handy oder Tablet

Auch unterwegs ist die E-Mail-Nutzung möglich. Sie benötigen dazu nur ein Handy oder Tablet und einen Internetzugang über das Mobilfunknetz. Viele E-Mail-Nutzer verzichten sogar komplett auf den PC und verwenden ausschließlich ein Mobilgerät.

Das beim Mobilgerät mitgelieferte E-Mail-Programm dürfte für Sie vollkommen aus­reichen. Weitere kostenlose und kostenpflichtige Programme können Sie aber jederzeit nachinstallieren.
Grundsätzlich dürfen Sie auch Handy/Tablet gleichzeitig mit einem PC-Programm oder der Weboberfläche nutzen. Je nach Voreinstellung belassen die Mobilgeräte die ab­gerufenen Nachrichten beim E-Mail-Anbieter, sodass Sie sie anschließend auch mit einem PC-Programm herunterladen können.

In diesem Buch beschreiben wir die E-Mail-Programme Google E-Mail und Gmail, welche auf allen Android-Handys und Tablets vorinstalliert sind.

Gmail-Oberfläche auf Handys

Beispiel für ein E-Mail-Programm auf dem Handy: Gmail.

 2.8 Vor- und Nachteile der E-Mail

Die E-Mail hat für den Empfänger im Vergleich zum Telefax (das langsam ausstirbt) den Vorteil, dass mitgesendete Dokumente ohne Qualitätsverlust sofort weiterverarbeitet werden können. Eine effiziente und disziplinierte Organisation im E-Mail-Programm vorausgesetzt, können Sie zudem auf die Druckausgabe verzichten. Anstatt dann Akten­ordner zu durchwühlen, finden Sie über die Suchfunktion des E-Mail-Programms oder der Weboberfläche schnell alles wieder.
Im Geschäftsleben hat die E-Mail (und die Verlagerung von Geschäftsprozessen in automatisierten Datenbanken) zu einer Revolution geführt: Im Vergleich zu einem Tele­fongespräch sind jetzt die Kommunikationspartner nicht gleichzeitig blockiert, sondern können empfangene Nachrichten in Ruhe bearbeiten.

Die Vorteile der E-Mail haben auch dubiose Internetfirmen entdeckt, die regelmäßig weltweit die E-Mail-Postfächer mit Milliarden von Werbemails überschwemmen. Das Aussortieren der unerwünschten Nachrichten wird Ihnen leider etwas Zeit kosten.
Ob der Empfänger Ihrer Nachrichten sie wirklich erhalten und gelesen hat, lässt sich nicht nachvollziehen. Deshalb unterstützen einige E-Mail-Anbieter die Anforderung einer Lesebestätigung. Wir raten aber davon ab, weil die Lesebestätigungsfunktion nicht bei jedem Empfänger aktiv ist und zudem eher ein Hinweis auf die Kontrollwut des Ab­senders ist. Unser Tipp: Bitten Sie den Empfänger in dringenden Fällen einfach, dass er als Lesebestätigung eine kurze Rückantwort sendet. Damit wissen Sie auch, dass er Ihre Nachricht verstanden und nicht nur aus Versehen angeklickt aber nicht gelesen hat (was bereits für die Lesebestätigung ausreicht).

Beachten Sie, dass einmal von Ihnen versandte Nachrichten nicht mehr zurückholbar sind, das heißt, enthält Ihre Nachricht einen missverständlichen oder gar beleidigenden Inhalt, müssen Sie mit Konsequenzen durch den Empfänger rechnen. Wir halten es deshalb so, dass wir jede Nachricht vor dem Senden mindestens noch einmal Korrektur lesen.

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.


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