E-Mail-Etikette für Einsteiger

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.

Es reicht nicht, zu wissen, wie man E-Mails sendet und empfängt. Auch die Etikette sollten Sie beachten. Wenn Sie sich beim Schreiben Ihrer Nachrichten nicht an die ungeschriebenen E-Mail-Regeln halten, wird Sie der Empfänger missverstehen.

Beachten Sie bitte auch die vorhergehenden Beiträge:

Es kann nicht schaden, an die eigenen E-Mails die gleichen Ansprüche wie an einen Brief zustellen. Deshalb sollten Sie auf Rechtschreibfehler achten (manche E-Mail-Programme bieten eine automatische Rechtschreibprüfung an) und auch die äußere Form wahren.

Wir halten es grundsätzlich so, alle E-Mails an uns namentlich bekannte Personen mit einem »Sehr geehrte Frau xyz« oder »Sehr geehrter Herr xyz« einzuleiten und zum Schluss noch »Mit freundlichen Grüßen [neue Zeile] Rainer Gievers« abzuschließen. Ist der Empfänger nicht namentlich bekannt, verwenden wir »Sehr geehrte Damen und Herren«. Bei Personen mit Doktor- oder Professortitel, sowie Kirchenpersonal verwenden Sie einfach die auch in Briefen üblichen Bezeichnungen. Beispiele: »Sehr geehrte Frau Dr. Müller«, »Sehr geehrter Herr Professor«. Nach der Anrede geht es übrigens mit Kleinschrift weiter, sofern kein Substativ folgt.

Abhängig davon, wie lange Sie mit jemandem schon in Kontakt stehen, ändert sich auch die Umgangsform. Man geht dann meist auf ein weniger steifes »Hallo Frau Müller« oder »Hallo Herr Meier« über. Die Abschiedsformel kann nun auch »Grüße«, »Schöne Grüße«, »Schönes Wochende« oder ähnlich lauten. Im Zweifelsfall richten Sie sich einfach nach Ihren Kommunikationspartner, der vielleicht die Anrede mit der Zeit weniger förmlich gestaltet.
Wissen Sie, dass der Empfänger seine Nachrichten zu einer bestimmten Tageszeit abruft, können Sie auch uhrzeitabhängige Grußformeln wie »Guten Abend« oder »Guten Morgen« anwenden.

Bei Freunden und Bekannten würde ein förmlicher Stil natürlich lächerlich wirken. Hier empfehlen wir als Einleitung »Hallo Günther« oder »Hi Sabine« (Letzteres ist allerdings eine eher von Jugendlichen zu erwartende Grußform). Nebenbei hat die Grußformel auch den Vorteil, dass an den falschen Empfänger versandte Nachrichten schneller erkannt werden. Zum Ende schreiben Sie »Schöne Grüße«, »Liebe Grüße«, »Grüße« oder Ähnliches und Ihren Namen. Die Grußformel beginnt immer groß, außer sie ist Bestand­teil des vorherigen Satzes und es folgt darauf kein Komma.

Beispiele für korrekte E-Mail-Texte:

Sehr geehrte Frau Huber,
bitte rufen Sie mich am Donnerstag zwecks Terminabsprache an.
Mit freundlichen Grüßen
Heiner Müller

 

Sehr geehrter Herr Dr. Schmidt,
am Monatsende führen wir unsere jährliche Spendengala durch. Unser Verein würde sich über Ihr Kommen sehr freuen.
Bis dahin verbleibe ich
mit freundlichen Grüßen
Heiner Müller

 

Hallo Sabine,
könntest du mir die Unterlagen noch einmal schicken? Vielen Dank!
Liebe Grüße
Rüdiger

Manche Leute verzichten in ihren eigenen Briefen und E-Mails auf die Nennung ihres Doktortitels. In diesen Fällen können Sie sich überlegen, auch in Ihren E-Mails den Titel wegzulassen. Ein rechtlicher Anspruch auf Nennung des »Dr.« besteht übrigens ohnehin nicht, zumal er kein Namensbestandteil ist, sondern nur aus Höflichkeit genannt wird.

Etwas komplizierter ist es bei »Adeligen«. Durch die Abschaffung des Adelsstands nach dem Ersten Weltkrieg sind die ursprünglichen Titel in Familiennamen übergegangen. Bei einer Baronin schreiben Sie beispielsweise die Anrede »Sehr geehrte Baronin von Löwenzahn«, bei einem Freiherr »Sehr geehrter Herr Freiherr von Sandstein«, bei einem Grafen »Sehr geehrter Graf von Finsternis«. Nur für Freiherrrn/Freifrau verwendet man also also das Herr/Frau in der Anrede.

Gehen E-Mails mehrmals an einem Tag zwischen den gleichen Korrespondenzpartnern hin- und her, sollten Sie dagegen auf förmliche Grußformeln verzichten, weil diese nur den Nachrichtentext aufblähen.

www.studis-online.de/Studieren/Richtig_schreiben/anrede_und_gruss.php gibt weitere nützliche Anregungen zur korrekten Anrede in E-Mails.
Eine praktisch lückenlose Aufstellung der Anreden finden Sie auf der Protokoll-Web­site der Bundesregierung: Klicken Sie auf www.protokoll-inland.de einfach Anschriften und Anreden an. Für eine kurze Übersicht besuchen Sie dagegen die Webadresse de.wikipedia.org/wiki/Anrede.

Viele E-Mail-Programme fügen bei Erstellen einer Antwort die ursprüngliche Nachricht als Zitat mit ein. Es ist sehr empfehlenswert, dass Sie das Zitat nicht entfernen, weil Sie damit Ihrem Gegenüber die Kommunikation erleichtern. Gerade wenn Ihr Gegenüber jeden Tag sehr viele E-Mails von unterschiedlichen Absendern bearbeiten muss, wird er Ihnen dankbar sein, dass er nachlesen kann, worum es eigentlich geht. Nur wenn die Nachricht nach vielem hin und her sehr lang wird, sollten Sie anfangen, alte Zitate in Ihrer Antwort herauszulöschen.

In Ihrer Antwort auf eine Nachricht erscheint der ursprüngliche Nachrichtentext als Zitat.

In Ihrer Antwort auf eine Nachricht erscheint der ursprüngliche Nachrichtentext als Zitat.

Der Betreff spielt bei E-Mails eine wichtige Rolle, da ihn der Empfänger als Erstes sieht. Leider vergessen viele einen Betreff einzugeben und vergeben somit die Möglichkeit einer schnellen Rückantwort. Achten Sie daher auf einen aussagekräftigen Betreff, aus dem hervorgeht, worum es Ihnen in der E-Mail geht.

Absendername und Betreff sind das Erste, was der E-Mail-Empfänger zu sehen be­kommt. Deshalb sollten Sie einen möglichst sinnvollen Betreff verwenden.

Absendername und Betreff sind das Erste, was der E-Mail-Empfänger zu sehen be­kommt. Deshalb sollten Sie einen möglichst sinnvollen Betreff verwenden.

Zu einer guten Umgangsform gehört es, E-Mails vertraulich zu behandeln. Fragen Sie gegebenenfalls beim ursprünglichen Absender nach, wenn Sie seine Nachricht oder Teile davon an einen Dritten weiterleiten möchten.

Eine kurze Antwort mit einem »Danke für deine Nachricht« oder Ähnliches kann nicht schaden und bestätigt, dass Sie eine E-Mail erhalten haben.

Von den Umständen ab hängt die Einrichtung eines sogenannten Auto-Responders (engl. Automatische Antwort). Alle Personen, die Ihnen eine E-Mail schicken, erhalten dann automatisch ohne Ihr Zutun einen von Ihnen festgelegten Text zugesandt. Soetwas ist beispielsweise interessant, wenn Sie im Urlaub sind und für einige Tage nicht selbst antworten können.

E-Mail ist ein relativ schnelles Medium. Situationsabhängig können Sie bei an­geschriebenen Firmen meist innerhalb weniger Minuten mit einer Antwort rechnen. Im Privatbereich sollten Sie dagegen schon einen Tag Geduld mitbringen.

Die Etikette in Kurzform:

  • Geben Sie immer einen sinnvollen Betreff an.
  • Die persönliche Anrede sollte der eines normalen Briefs entsprechen.
  • Verwenden Sie korrekte Groß- und Kleinschreibung und vermeiden Sie Recht­schreibfehler.
  • Geben Sie die vom Empfänger zur Bearbeitung benötigten Informationen an.
  • Senden Sie bei Antworten den ursprünglichen Nachrichtentext als Zitat mit.
  • Machen Sie private oder geschäftliche Korrespondenz nicht ohne Nachfrage beim Korrespondenzpartner öffentlich.
  • Seien Sie geduldig, wenn es um eine Rückantwort geht.
  • Geben Sie Rückmeldung, wenn die Situation dies erfordert.
  • Für Rückfragen sollten weitere Kommunikationskanäle, in der Regel die eigene Telefonnummer genannt werden.

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.


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