E-Mail-Grundlagen

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.

Neben dem Web gehört die E-Mail zu den am häufigsten genutzten Internetfunktionen. Das „Praxisbuch E-Mail für Senioren“ ist eine umfangreiche E-Mail-Einführung, die alle Aspekte, von der Wahl der E-Mail-Adresse bis hin zu E-Mail-Programmen erläutert.

2. E-Mail-Grundlagen

In diesem Kapitel erläutere ich die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit E-Mails und stelle den Aufbau einer E-Mail kurz vor.

Hinweis: Das 1. Kapitel enthält eine Inhaltsübersicht.  Der Buchinhalt beginnt deshalb ab Kapitel 2.

Beachten Sie bitte auch die anderen Beiträge zum Thema E-Mail:

2.1 Was ist E-Mail?

Der Begriff »E-Mail« stammt aus dem englischsprachigen Raum und kann mit »elektronische Post« übersetzt werden. Übrigens sagt man in Deutschland »die E-Mail«, auch wenn im süddeutschen Raum und der Schweiz teilweise »das E-Mail« üblich ist.

In Deutschland wurde die erste E-Mail 1984 verschickt, aber schon seit den 1960er Jahren gab es vergleichbare Möglichkeiten zur elektronischen Daten- und damit Nach­richtenübermittlung. Im Massenmarkt ist die E-Mail in Deutschland erst Mitte der 1990er Jahre angekommen, nachdem die Telekom den eigenen Kunden einen Internet­zugang über den damaligen Bildschirmtext-Dienst ermöglichte.

e-mail-beispiel

Beispiel für eine E-Mail, die in einem E-Mail-Programm erstellt wurde.

Die E-Mail-Verarbeitung (in diesem Buch werden wir künftig den Begriff »Nachricht« gleichwertig zu »E-Mail« verwenden) läuft natürlich elektronisch ab. Sie lässt sich aber trotzdem gut mit einem per Post verschickten Brief vergleichen. Wie beim Brief gibt es einen Sender, einen Empfänger und den verschickten Text.

Die Analogie zur Briefpost bietet sich bei der E-Mail an.

Die Analogie zur Briefpost bietet sich bei der E-Mail an.

Während Sie bei einem Brief eine mehrzeilige Zieladresse angeben müssen, ist dies bei der E-Mail einfacher gelöst, denn dort besteht der Adressat nur aus einigen wenigen Buchstaben mit einem »@« zwischendrin. Statt »Andreas Meier, Am Bahnhof 10, 12345 Musterheim« reicht die Angabe andreas@familie-meier-online.de.

Ein Vorteil der E-Mail gegenüber der Briefpost ist der schnelle Versand, denn Ihre Nach­richt erreicht den Empfänger meist innerhalb weniger Sekunden. Ihr Brief ist dagegen 1 bis 2 Tage unterwegs. Auf der anderen Seite heißt der schnelle Nachrichtenversand nicht automatisch, dass der Empfänger Ihre E-Mail auch sofort liest, denn dafür muss er sich ja an seinen Computer setzen und die Nachrichten abrufen.

2.2 Aufbau einer E-Mail

Bevor wir dazu kommen, wie Sie eine eigene E-Mail-Adresse erhalten, sollten wir uns anschauen, woraus sie sich zusammensetzt. Die hier vermittelten Kenntnisse sind wichtig, damit Sie später die für Sie passende E-Mail-Adresse auswählen können.

In unserem Beispiel möchten wir susanne.huber@gmx.de genauer untersuchen. Alle E-Mail-Adressen sind im Format Lokalteil@Domain gleich aufgebaut. susanne.huber ist hier der Lokalteil, gmx.de die Domain (gesprochen: »Domän«). Mit einer Postadresse verglichen, wäre susanne.huber die Hausadresse, während gmx.de die Empfängerstadt darstellt.

Genauso wie in einer Stadt viele Menschen wohnen, kann es zu einer Domain auch mehrere E-Mail-Adressen geben, im Beispiel von gmx.de (einem E-Mail-Anbieter) sind es sogar mehrere Millionen!

Mit Domains sind Sie übrigens schon häufig in Berührung gekommen, denn jede so­genannte Website, die Sie in einem Webbrowser aufrufen, besteht aus einer Domain, zum Beispiel www.bild.de, www.spiegel.de oder www.t-online.de. Den Domains zugeordnet sind dann die E-Mail-Adressen.

Genau genommen ist eine Domain nur der Name ohne das www, also bild.de statt www.bild.de, usw. Aber so technisch genau brauchen wir in diesem Buch nicht sein.

Die meisten Websites lassen sich übrigens auch ohne das www aufrufen. Geben Sie beispielsweise bild.de statt www.bild.de im Browser ein.

Das »@« in der E-Mail-Adresse wird als »Klammeraffe« oder kurz »at« ausgesprochen. Auf der PC-Tastatur müssen Sie dafür alt gr und Q-Taste gleichzeitig betätigen.

Beispiel: Die Praxisbuch-Website unter der Domain www.das-praxisbuch.de besitzt mehrere E-Mail-Adressen, die natürlich alle auf das-praxisbuch.de enden.

Beispiel: Die Praxisbuch-Website unter der Domain www.das-praxisbuch.de besitzt mehrere E-Mail-Adressen, die natürlich alle auf das-praxisbuch.de enden.

2.3 Woher bekommt man eine E-Mail-Adresse?

Es existieren mehrere Möglichkeiten, an eine E-Mail-Adresse zu gelangen.
Sofern Sie für/in einem Unternehmen mit Kundenkontakt arbeiten, dürfte Ihnen bereits automatisch eine E-Mail-Adresse eingerichtet worden sein. Von einer privaten Nutzung raten wir Ihnen aber aus verschiedenen Gründen, auf die wir noch im Kapitel E-Mail im Unternehmen eingehen, dringend ab.

2.3.1 Kostenlose Anbieter

Die einfachste Option ist die Verwendung eines kostenlosen E-Mail-Anbieters, bei­spielsweise GMX, Web.de, Outlook.com, Gmail oder T-Online. Die kostenlosen Anbieter werden auch als Freemailer (engl. Freiversender) bezeichnet.
In diesem Buch werden wir uns Outlook.com als kostenlosen Anbieter genauer ansehen.

Die Website des E-Mail-Anbieters Outlook (www.live.com).

Die Website des E-Mail-Anbieters Outlook (www.live.com).

Eine Sonderrolle spielt das von Google betriebene Gmail (auch als Google Mail be­zeichnet): Jeder, der ein Handy oder Tablet mit Android nutzt, muss ein Google-Konto und damit einhergehend eine E-Mail-Adresse einrichten. Die wenigsten dürften aber Ihre aufgezwungene Gmail-E-Mail-Adresse aktiv nutzen.

Die Unterschiede zwischen den verschiedenen kostenlosen E-Mail-Anbietern sind unseres Erachtens für Gelegenheitsnutzer nicht besonders groß. Standard ist meistens mindestens ein Gigabyte Speicherplatz (= 1 Milliarde Zeichen). Wenn man bedenkt, dass die meisten E-Mails nur wenige Kilobyte (= 1000 Zeichen) groß sind, muss man nur selten alte Nachrichten löschen. Dies hängt aber von den Nutzungsgewohnheiten ab.

Weil jede E-Mail-Adresse nur einmal vergeben werden kann, sind die guten Adressen meistens schon weg. Dazu zählen kurze wie karl@outlook.de aber auch Klarnamen, bei­spielsweise karl.meier@outlook.de. Behelfen kann man sich dann durch das Verwenden von Zahlen (karl.meier63@outlook.de) oder zusätzlichen Buchstaben (familie-karl-meier@outlook.de). Sinnvollerweise wird Ihnen der E-Mail-Anbieter bei der Erstan­meldung entsprechende Vorschläge machen. Bei einigen Anbietern wie Outlook.com sind darüber hinaus weitere E-Mail-Domains wie outlook.com und hotmail.com verwendbar.

Sofern eine E-Mail-Adresse bereits vergeben ist, schlagen die E-Mail-Anbieter bei der Registrierung Alternativen vor.

Sofern eine E-Mail-Adresse bereits vergeben ist, schlagen die E-Mail-Anbieter bei der Registrierung Alternativen vor.

Ein nur ungern von E-Mail-Anbietern erwähntes Feature ist die E-Mail-Vorhaltezeit, denn belegter Speicherplatz kostet dem Anbieter Geld. Manchmal ist die Vorhaltezeit auf wenige Wochen oder Monate voreingestellt und muss erst vom Anwender auf einen un­begrenzten Zeitraum umgeschaltet werden.

Beispiel T-Online: Die Nachrichtenvorhaltezeit ist auf 90 Tage voreingestellt, lässt sich aber auf »unbegrenzt« umstellen.

Beispiel T-Online: Die Nachrichtenvorhaltezeit ist auf 90 Tage voreingestellt, lässt sich aber auf »unbegrenzt« umstellen.

Nutzen Sie Ihre E-Mail-Adresse nur extrem selten, wird sie eventuell vom Anbieter de­aktiviert. Auch ist es auch nicht auszuschließen, dass ein E-Mail-Anbieter sein Angebot einschränkt, Teile davon kostenpflichtig macht oder seinen Dienst ganz einstellt. Aufgrund der Konkurrenzsituation ist eine Leistungseinschränkung aber eher un­wahrscheinlich, denn in diesem Fall dürften die Kunden schnell zu anderen Anbietern wechseln.

Die Finanzierung erfolgt ausschließlich durch Werbung, die in der Weboberfläche der kostenlosen E-Mail-Dienste angezeigt wird. Einige Anbieter senden ihren Kunden zudem regelmäßig einen E-Mail-Newsletter, den man nicht abbestellen kann. Zur Finanzierung der E-Mail-Dienste tragen Kunden bei, die kostenpflichtige Sonderfunktionen buchen, sei es zusätzlicher Speicherplatz oder eine eigene E-Mail-Domain.

Ein großer Vorteil der kostenlosen E-Mail-Anbieter ist der Umstand, dass eine fast anonyme Nutzung möglich ist. Dies gilt natürlich nur, sofern Sie keine »sprechende« E-Mail-Adresse, beispielsweise max.meier@e-mail-anbieter.de einrichten.

Die Nachteile der kostenlosen E-Mail-Anbieter im Überblick:

  • Gewünschter E-Mail-Name meist bereits vergeben.
  • Häufig begrenzte Vorhaltezeit für ältere Nachrichten.
  • Penetrante Werbung im Webbrowser.
  • E-Mail-Anbieter kann seinen Dienst einstellen oder Funktionen einschränken.

Die Vorteile der kostenlosen E-Mail-Anbieter im Überblick:

  • Man sollte nie vergessen, dass die E-Mail-Adresse nichts kostet!
  • Haben die falschen Leute Ihre E-Mail-Adresse, so kündigen Sie sie und registrieren einfach eine neue.
  • Es ist eine fast anonyme Nutzung möglich.

2.3.2 Eigene Domain

Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain, zum Beispiel max@mustermann.de, steht für Prestige und Seriösität. Deshalb werden Sie auch kaum Unternehmen finden, deren Mit­arbeiter eine T-Online- oder GMX-E-Mail-Adresse nutzen. Nebenbei können Sie die damit verbundene Domain zum Aufbau Ihrer eigenen Website verwenden.

Leider ist es inzwischen sehr schwer, an eine vernünftig klingende Domain zu kommen, denn jede Domain kann nur einen Besitzer haben, der damit auch über die darauf ver­gebenen E-Mail-Adressen wacht. In Deutschland sind inzwischen rund 15,7 Millionen Domains mit der Endung ».de« vergeben worden, weshalb alle möglichen Familiennamen inzwischen als Domain vergeben sein dürften. Abhilfe schaffen dann Kombinationen wie mueller-web.de oder mueller9.de. Auf die Domain-Problematik gehen wir später noch ein.

Nach dem Erwerb einer Domain haben Sie die völlige Kontrolle, welche und wieviele E-Mail-Adressen Sie dafür vergeben. Bei der Wahl des sogenannten Lokalteils sind Sie frei, egal ob Sie hanswurst@mustermann.de oder mail7@mustermann.de einrichten. Sie können also alle Freunde und Familienmitglieder mit E-Mail-Adressen versorgen.

Die Kosten für eine Domain und den damit verbundenen Speicherplatz und die Funktionen liegen je nach Ihren Ansprüchen bei wenigen Euro pro Monat. Beachten Sie, dass häufig die Anzahl der einrichtbaren E-Mail-Adressen beschränkt ist. Etwas Geld sparen Sie, wenn Sie auf eine Website verzichten und zu einem reinen E-Mail-Tarif mit Domain greifen.

Der Vorteil der eigenen Domain:

  • E-Mail-Adressen mit eigener Domain erscheinen seriöser, was vor allem für Ge­schäftsleute wichtig ist.
  • Eigene Website auf der gewählten Domain möglich.
  • Leistungsfähigkeit und Zusatzfunktionen des eigenen E-Mail-Kontos kann man anhand des gewählten Domain-Pakets selbst festlegen.

Die Nachteile der eigenen Domain:

  • Je nach gewähltem Domain-Paket entstehen Kosten von bis zu 10 Euro pro Monat.
  • Man muss sich selbst um Einrichtung und Pflege der E-Mail-Adressen kümmern.

Der Autor dieses Buchs gehört zu den Glücklichen, die ihren eigenen Familiennamen in der E-Mail-Adresse führen – rainer@gievers.de. Dies ist dem Umstand zu verdanken, dass er sie schon vor ca. 17 Jahren registriert hat, als das Internet in Deutschland noch in den Kinderschuhen steckte. Damals war eben noch einiges besser!

Jeder Webhoster hat spezielle E-Mail-Tarife im Programm, die teilweise weniger als 1 Euro pro Monat kosten.

Jeder Webhoster hat spezielle E-Mail-Tarife im Programm, die teilweise weniger als 1 Euro pro Monat kosten.

Die Textauszüge stammen aus dem Buch „Das Praxisbuch E-Mail für Senioren“ von Rainer Gievers, ISBN 978-3-938036-93-8. Sie erhalten es im Buchhandel.


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